Hazır mı, özel mi: önce işinizin ne kadar özel olduğuna bakın.

Kısa cevap

İşiniz yaygın bir süreçse hazır yazılımla başlayın. Çalışma şekliniz hazır programa sığmıyorsa, her gün elle tekrar eden iş varsa ya da birkaç sistem birbiriyle konuşmuyorsa özel yazılım düşünün. Karar teknik değil, iş kararıdır: hangisi size daha az zaman ve para kaybettiriyor?

Hazır yazılım ne zaman doğru?

Muhasebe, e-fatura ve standart stok takibi gibi alanlarda hazır çözümler yerleşiktir. Hemen başlarsınız, ilk maliyet düşüktür ve güncellemeleri sağlayıcı yapar.

• Süreciniz sektörde standartsa.
• Hızlı başlamanız gerekiyorsa.
• Kullanıcı sayınız azsa.
• Yazılımı kendiniz yönetmek istemiyorsanız.

Dikkat edilecek nokta kullanıcı başı ücretler, yıllık zamlar ve verinizi dışarı alıp alamayacağınızdır.

Özel yazılım ne zaman doğru?

Özel yazılım sizin çalışma şeklinize göre yapılır. Gereksiz özellik taşımaz, eksik olanı da eklenebilir. Şu durumlarda ciddi olarak düşünün:

• Çalışanlar her gün aynı veriyi elle kopyalıyor.
• Excel dosyaları karışmaya başladı.
• Hazır programda bir süreç için dolambaçlı yol kullanıyorsunuz.
• Birkaç sistemi birbirine bağlamanız gerekiyor.
• Yazılımın kendisi rekabet avantajınız olacak.

Destek.Uretti projesinde büyüyen destek taleplerini karşılayacak sistemi Laravel ile sıfırdan geliştirdim. İGEME için de işe özel web yazılımı yaptım.

Maliyeti tek kalemle değil, üç yılla hesaplayın

Hazır yazılımda ilk ödeme düşüktür ama ücret her yıl devam eder. Özel yazılımda ilk maliyet yüksektir, sonrasında destek ve geliştirme bedeli olabilir. Karşılaştırmayı üç yıllık toplamla yapın:

• Lisans ve kullanıcı ücretleri.
• Kurulum ve eğitim.
• Bakım ve güncelleme.
• Elle yapılan işin saat maliyeti.
• Hatalardan doğan kayıp.

Özel yazılımda fiyatı kapsam, lisans, kullanım süresi ve entegrasyonlar belirler. Bu yüzden yazılım geliştirme tarafında sabit liste vermiyor, kapsamı konuşup teklif hazırlıyorum.

Orta yol: küçük otomasyon

Her sorun büyük proje gerektirmez. Çoğu zaman tek bir tekrar eden işi çözen küçük bir araç yeterlidir. Örneğin fiyat takibi, liste çıkarma ya da rapor hazırlama.

Kendi yazılımlarım böyle doğdu. Sahibinden ilan takip aracı tek bir işi, ilan ve fiyat değişimini izlemeyi çözüyor.

Web, mobil, masaüstü: hangisi?

Özel yazılıma karar verdikten sonraki soru budur. Doğru cevap kullanım şeklinden çıkar:

• Web yazılımı: tarayıcıdan çalışır, kurulum istemez. Birden çok kişi farklı yerden kullanacaksa ilk tercihtir.
• Mobil uygulama: saha ekibi ya da müşterileriniz telefondan düzenli kullanacaksa, bildirim veya kamera gerekiyorsa mantıklıdır.
• Masaüstü yazılım: yerel dosyalar, internet olmadan çalışma ya da cihaza bağlı işler için uygundur.
• Tarayıcı eklentisi: başka bir sitede yapılan işi hızlandırmak için en hafif çözümdür.

Lisans modeli neden önemli?

Lisans, yazılımı kimin, kaç cihazda ve ne kadar süre kullanacağını belirler. Yıllık lisansta ödeme sürer ama destek ve güncelleme planı daha nettir. Tek işletmeye özel yapılan yazılımda kapsam ve mülkiyet koşulları ayrıca konuşulmalıdır.

Bu yüzden iki teklifi yalnız rakamla karşılaştırmayın. Biri bir yıllık kullanım, diğeri süresiz kullanım veriyor olabilir. Kullanıcı sayısı, süre, güncelleme ve kaynak kod maddelerini yan yana koyun.

Küçük başlayın: ilk sürüm stratejisi

Özel yazılımda en sık hata, ilk günden her şeyi istemektir. Bütçe de takvim de bu yüzden büyür. Doğru yol, en çok zaman kaybettiren tek süreci seçip önce onu çözmektir.

Örneğin sipariş, müşteri ve raporlamayı birlikte yazmak yerine önce sipariş takibini çalıştırın. Ekip kullandıkça asıl ihtiyaç netleşir, ikinci adım daha doğru planlanır. Yazılım, kullanılmayan özelliklerle değil, gerçekten açılan ekranlarla değer üretir.